【片付けられない人の必読書!】私はコレを読んで確変しました!

整理整頓

こんにちはうな爺です。今日は先日「まんがでわかるトヨタの片づけ」という本を読んで私が学んだことを紹介します。

トヨタの片づけ

この本を読んだきっかけは、ただ今私が「マンガでシリーズ」にハマっていたからというだけ。

とくに片付けというものに興味を持っただけではなく、ただマンガシリーズのひとつにこの本があったからだけというもの((+_+))

だけどこの偶然が私に大きな気付きを与えてくれたわけです。

なぜ片付けが重要か?

今まで私は会社でも家でも「片づけしろ」と言われてもほぼやらず、やってもうわべだけという人生を送ってきました。

それは「なぜ片付けする必要があるのか?」をしっかり分かっていなかったからです。

もともと納得しないと行動したいたちなので( ̄O ̄;

いわゆる人として最悪な「素直じゃない」ということですが(爆)

しかしこの本を読んで片付けの大切さがが重々と認識できたんですね。

片づけをする必要がある理由を簡単に言えば「無駄の削除」ということ。

仕事上でも片づけをしないことで

  • 時間の無駄
  • スペースの無駄
  • 間違える無駄
  • 取りに行く無駄

が発生してしまうわけです。

時間の無駄

この中でもとくに分かりやすいのが「時間の無駄」ですね。

ものがちゃんと整理整頓されていないといざ仕事に使おうと思っても、物を探す時間がどうしても発生してしまいます。

例えば物を探す時間にわずか1日10分だとしても、

1ヵ月(1ヵ月で20日働くとすると)=3.3時間(200分)

1年=39.6時間(2400分)

要するに物を探す時間だけに一年のうち1.65日も使っているんですね。

一日半以上ぶっ続けで物を探していることと一緒なわけです。

これが1日あたり30分なら約5日にもなります。

「そんなー。30分も物を探していることってそうそうないよ」と思うかもしれません。

しかし3分の探し物を1日10回やるのも同じことです。

こうなると思い当たる節がありますよね?

私もこの話を聞いて、今まで自分はどれだけムダな時間を費やしてきたのかを、そしてどれだけ会社に対して無駄なお金を払わせてきたかを痛感することができたわけです。

思い当たる節がアリアリだったので(*_*)

片付けないことで起こる他の無駄

後の3つの無駄は、

スペースの無駄とは?

いざやりたいときにやる場所がないことで毎回片付けなければいけない無駄。

使わないものが置いてある場所に対して毎月家賃が発生している無駄

間違える無駄とは?

あるのに二度買いしてしまう無駄など。。

家で言うと同じシャンプーが3つも4つもあったり、冷蔵庫に食べきれないほどの納豆があったり。。。

取りに行く無駄とは?

よく使うものがすぐに使える場所にないために時間がかかってしまう無駄。

 

といった感じですね。

そしてこれらの無駄をなくすためには、片づけを仕事の一部として捉えなければいけないわけです。

逆に言えば、片付けを仕事と思っていなかったから、ちゃんとできていなかったとも言えます。

ではその片付けの具体的な方法について学んだことを紹介します。

仕事効率が一変する片付け方

片づけの方法を簡単にまとめると

  • 捨てる
  • 置き場所を決める
  • 継続的にものがたまらない状態をつくる
  • 片付ける時間を決める
  • 共有スペースに片付けの定義をつくる

です。

まずは捨てる

まずは要らないものを捨てないと整理されませんね。

でもいざ捨てるとなるとなかなか難しいものです。

「これは使うんじゃないか?」「いつか必要になるんじゃないか?」と言ってゴミ箱に捨てることためらってしまうものです。

だから捨てる基準を作らなければ捨てることはできません。

その基準というのが「それを持っていることによって将来何か行動する機会が発生しうるかどうか?」というもの。

でもそう考えてもなかなか難しい。

だからもう時間で決めるしかないんですね。

具体的に言えば1ヵ月使っていないものなら捨てるというふうにしてしまうわけです。

こうすれば捨てる基準が明確になり、けっこうバサッと整理できます。

実際、うちの事務所もかなり片付くことができましたね。もちろんまだまだですけど。。。

あと本で紹介されていたものだとトヨタの部署によっては1週間つかってなければ捨てるというところもあるそうです。。

凄い潔さですね。

でもまあそれだけ必要なものって限られるってことなんでしょうね。

置き場所を決める

捨てるものを捨てたら、次は必要なものの置き場所決めること!

置き場所を決める理由は

  • 必要なものをすぐに取り出せるように。
  • 探すのに迷わないように。

ですね。

ここでやっぱり意識するのは時間です。

例を挙げれば、

レジで領収書と明細をホッチキスするにしても、いちいち引き出しからホッチキスを取り出していては無駄な時間が生じます。

しかしレジの右にいつも置いておけば、即座にホッチキスできます。

そしてその上、ホッチキスをひもで固定しておけば、どっかに持って行ったりして探すこともなくなり、失くすこともなくなります。

他の備品に関しても、置き場所を決めておかなけば、使った後適当にどっかに置いてしまって、次に使う人が探すはめになったしまいます。

だからちゃんと置き場所を決める。そして置き場所にその備品の名前をしっかり書く!ことなんですね。

本で紹介されていた一つがテープ台の姿置きというもの。

テープ台姿置き

これだと「使ったら元の場所に置かなきゃ!」って気持ちになりますよね。

さらに追及するとこんな感じになるほどです。

姿置き

参照:https://www.kokuyo-furniture.co.jp/kaizen/recipe012.html

ちなみに何か作業をする際に生まれるものに付随作業というものがあります。

付随作業を簡単に言えば、レジをするという作業をする際に生まれる付随作業が「バーコードリーダーを持つ」というもの。

このバーコードリーダーを持つという単純なことでも、毎回毎々、人によって置き場所が違ったりするとこの付随作業に余計な時間がとられるわけです。

要するにこの付随作業をできるだけ減らすために必要なのが置き場所を決めるということなんですね。

継続的にものが貯まらない状態をつくる

いくら片付けて物を置く場所を決めても、継続的に物が貯まらないようにしなければ結局ものがあふれることになってしまいます。

だからそうならない仕組みを作らなければいけないんですね。

その仕組みの例をひとつあげると「備品の発注点を決める」というものがあります。

本でもこのように紹介されています。

発注点

このようにしておけば、無駄に備品が増えることがないので、物があふれかえることがありません。

そして、

  • 欠品防止
  • チェックする時間の無駄を排除
  • 発注量を考える時間の無駄を排除

にもつながるわけですね。

あと「入れ物を減らす」というのも、物が継続的に貯まるのを防ぐことになります。

入れ物があれば入れたくなるのが人間ですからねw

片付ける時間を決める

これはまさに片付けを仕事捉えるために必要な項目ですね。

片づけを仕事と捉えていないと「気が付いた人がやる」といった、いい加減な仕組みとなって片付かない職場になってしまうわけです。

しかしイオンなどがクリーンタイムなども設けていると同じように、13:00~13:30までは片付けの時間と決めれば片付けが仕組みとなり習慣となるわけですね。

共有スペースに片付けの定義をもうける

片づけといっても人によって片付けの感覚が違ったりするものです。

自分的にはこれで完璧と思っても、他の人が見れば「全然できてない」みたいな。。。

だから共有スペースにおいては皆の感覚が一致するように片づけの定義を設ける必要があるんですね。

本でも掃除を例にして片付けの定義について書かれています。

定義

まとめ

ここでは私が「まんがでわかるトヨタの片づけ」で学んだことを紹介してみました。

片づけの意味や片付けの方法など色々学ぶことができたのですが、それ以上に痛感した言葉が、

「人を責めるな。しくみを責めろ」というものです。

人は失敗する生き物だし、ついそれを隠そうとしてしまう。だが、改善したいという意欲があるなら人を責めても何も生まれない。萎縮したり、ふて腐れたりするようになるだけ。

言わば、片付けられないのを人のせいにしてはいけないんですね。

片づける仕組みができていないから片付かないわけです。

私はそのことをこの本を読むことで重々理解することができました。

会社の利益を伸ばすには、売上を増やすかコストを下げるしかありません。

売上を増やすには膨大な努力がいる上、成功する保証もありません。

しかしコストを下げるために片付けに取り組むことは簡単だし、確実に成果につなげられます。

  • 場所だけをふさぐものがあるその場所も家賃の一部。
  • 持っていてなんの行動を生まないものは持っていないことと一緒。

そのことを意識して、始めたばかりですが、継続的に改善していきます。