通勤中はPDCAのPとCをやると日中の仕事が飛躍する!

PCDA

通勤中は移動による振動などもありちゃんとした仕事や勉強などDO(実行)的な活動はどうしても難しい場合があります。

揺れることで眠くなったり、振動によって集中することが難しかったり、隣の人との接触がいちいち気になったり。。。

だからといって何もしなければ何も変わることはありません。

そこでおススメなのがよく言われる「PDCAサイクル」のPとCを通勤活動として取り組むことです。

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PDCAサイクルのPとCとは?

PDCAサイクルとは

Plan(計画)Do(実行)Check(評価)Action(改善)の頭文字をとったもので業務の効率化を目指す方法の一つです。

要する何かを計画し実行する。そしてその実行した内容を評価し改善していけば物事が良いほうに進んでいくといったもの。

仕事で言えばDo(実行)とAction(改善)が実となる行動です。しかしこれらのことは通勤中に実施することは難しいです。

ゆえに通勤中はDOとActionはせず、このDoとActionの下地となるPlanとCheckを重点的にやると通勤時間が有効的に使えます。

簡単に言えば仕事のための下準備を電車内でやるということです。

Plan(計画)とはどういったこと?

では具体的にPlanとはどういったことをすれば良いのでしょうか?

具体例を挙げると下記のようなものになります。

  1. 今日やるべき仕事を細分化する
  2. 今日のTODOを書き出す
  3. 今日のスケジュールを書き出したり確認したりする
  4. 今日の仕事に必要な資料に目を通す。今日の仕事に関係する本を読む。

今日やるべき仕事を細分化する

「今日すべき仕事を細分化する」を例えて言うと、今日大きなクレームを処理しなければいけないといった仕事が控えている場合、どうやって処理するかを細かくその行動を分解しておくということです。

  • 事前にどういった経緯でクレームなったかを担当者から詳しく話を聞く。
  • 相手側が起こっているだろう理由について書きだす。
  • 自分が相手側に立ちどういった対応をすれば納得するかについて書き出す。
  • 最悪な状況はどんな状況かを書き出しておく。
  • 相手側の考えられる反応に対しての対応の仕方を書き出しておく。

こういったことを通勤時間を利用して事前に書き出しておけば自分がDoする際にやるべきことが明確になりますので会社に着く前に多少なりとも安心や自信を得ることができるものです。

これをただ「どうしようどうしよう」と考えているだけでは不安ばかりで通勤時間を過ごすだけですからね。

今日のTODOを書き出す

これは単純に今日やるべき仕事を書き出しておくことです。やることを明確にして仕事に取り組めばそれだけ効率よくDoにとりくむことができます。

一番基本的なPlan(計画)と言えます。

今日のスケジュールを書き出したり確認したりする

これは今日1日をどういう風に使うか時間計画を立てるというものです。

とくに午前中というのは一番頭が働いている時間帯なのでここに大事な仕事を当てはめる。

そしてどうしても脳の効率が落ちる夕方などに作業的な仕事(ルーチーンワーク)などを当てはめる。

営業が仕事の方はどういった順番で訪問先を回ればいいかを考えておけば効率よく数多く営業を図れることになります。

今日の仕事に必要な資料に目を通す。今日の仕事に関係する本を読む。

例えば今日商談などがあれば、それに関する資料に目を通し、分からない点についてネットで調べたり、相手側に聞いておくことをピックアップしたりします。

また今日週初めの朝礼があるとすれば、朝礼に引用できそうな名言をネットで調べたり、名言集系の本を読んで知識を付けておくこともできます。

kindle unlimitedを利用すれば、今日の会議の議題に関するキーワードで検索すれば今すぐ読める本をピックアップしその場で読むこともできます。

例)客単価UPが議題ならばkindle unlimitedで「客単価」と検索すれば6冊ほど今すぐに読める本がピックアップされました。

kindle unlimited 客単価

これを通勤時間を利用して多少でも読んでおくか読んでおかないかでかなりの差がでるものです。

Check(評価)とはどういったことをすればいい?

Checkとは簡単に言えば、Do(行動)したことに対して上手く言った理由を考えたり、うまくいかなかった場合はその理由をピックアップし改善点を考えることです。

例えば

  • クレームがあったことに対してなぜクレームになったかを考え、今後クレームにならないための改善策を考える。
  • 昨日の仕事がうまくいった理由を考えて、誰がやってもうまくいくように「やり方のマニュアル」の下地を作る。
  • もっとこうすれば良かったと思えるものをみつけ、作業を順番を変えてみたり、従業員への仕事を割り振りを考えてみる。

です。Doもやったらやりっぱなしでは意味がありません。

DO(実行)をして良かったとしても悪かったとしてもその結果を確認して次に生かすようにしなければ人として成長できません。

そのためにも通勤時間を利用してDOしたことの評価をすることが有効です。

最大限にDoやActionをするために通勤時間を使う

最初にも言いましたが、通勤時間中に商談や営業、制作といったDo的な仕事をするのは難しいです。

しかしその下準備をすることは通勤時間でも可能です。

仕事ができるかできないかというのはしっかり準備をしているかどうかの違いだけだったりするものです。

要するに通勤時間の使い方次第で社内の評価も変わるということ。

「通勤時間はプライベートな時間だから何してても問題ない」という浅はかな考えをしていては本当に自分が得たいものを得れないという未来を創ることになりかねません。

通勤時間も自分の人生の一つ。そのことを認識して通勤を有意義な活動の場としてください。